Prenotazione e uso sistema videoconferenza ateneo Vidyo

Il politecnico ha avviato una sperimentazione per offrire un sistema di videoconferenza di tipo professionale. La piattaforma è integrata con il sistema di prenotazione delle sale riunioni, ed è accessibile da swas, selezionando al voce "Prenotazioni videoconferenze".

La piattaforma è basata su una soluzione web - basata su software Vidyo.

Come funziona

  1. Autenticarsi a Swas e accedere alla pagina Prenotazioni videoconferenze
  2. Usare il calendario per inserire una prenotazione
    1. Selezionare giorno e ora desiderata
    2. Inserisci una breve descrizione, ora di inizio e fine dell'evento
    3. Indicare quanti utenti contemporanei desideri utilizzare (max 10)
      • Il numero di partecipanti è limitato dal numero di licenze a disposizione, che è condiviso a tutto l’ateneo
      • Si prega di prenotare un numero di risorse minimo in modo da dare la possibilità ad altri di utilizzare il sistema in parallelo
  3. Dopo l'inserimento si riceveranno due mail:
    • una con il link da utilizzare per collegarti alla videoconferenza, da inoltrare ai partecipanti on le istruzioni su come fare il join
    • l'altra con le istruzioni per collegarti come "moderatore" della conferenza per una gestione avanzata della videoconferenza
      • Questa finestra serve per controllare i partecipanti, per esempio accendendo e spegnendo i microfoni, invitando persone, ecc.
      • La mail contiene uno username, password e PIN per la gestione della conferenza
      • NON va inoltrata ai partecipanti, ma utilizzata solo dall'amministratore
  4. La "stanza" per la videoconferenza sarà attivata automaticamente all'ora di inizio specificata nella prenotazione
  5. Avviata la conferenza, i partecipanti si collegano utilizzando il link fornito nella mail di invito
    • Sono supportati tutti i browser moderni
      • Firefox
      • Safari
      • Chrome - richiede l’installazione di un plugin la prima volta che si usa per attivare lo screen sharing
      • Internet Explorer - richiede installazione di un plugin
      • Microsoft Edge - non supportato al momento
    • Sono disponibili app per smartphone/ipad
    • Per partecipare alla conferenza è sufficiente cliccare sul link ricevuto nella mail di invito
  6. Attenzione: la videoconferenza sarà disattivata automaticamente all'ora di fine della prenotazione - senza preavviso.
    • Potrai comunque modificare la tua prenotazione in qualunque momento (numero di utenze, descrizione, data e orario) a patto che ci siano sufficienti risorse disponibili, usando direttamente la il sistema di prenotazione in questa pagina

Il sistema gestisce un numero di utenti massimo sommando tutte le conferenze attive e i partecipanti attivi in quell’orario. 

Sul calendario sono indicate in giallo le fasce orarie in cui sono presenti altre prenotazioni ma sono ancora disponibili delle utenze e in rosso le fasce orarie occupate interamente e non più prenotabili. Al momento sono disponibili 20 licenze totali. Una conferenza non può usare più di 10 partecipanti. I limiti saranno aumentati se la fase di test risulterà positiva.

Si raccomanda di non riservare inutilmente utenze.

 

Documentazione aggiuntiva